¿Cómo se inscriben, modifican o suprimen los ficheros de mi empresa?
El concepto de fichero automatizado esta descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como 'todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso'.
En consecuencia, Vd. debe inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de la persona de contacto, el administrador o gerente de la empresa.
Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al modelo estándar que figura en esta página Web.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar en todos los casos el modelo establecido en la Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos, de 30 de mayo de 2000 (B.O.E. nº 153, de 27 de junio de 2000), por la que se aprueban los modelos normalizados en soporte papel, magnético y telemático. Así mismo, se comunica que los citados modelos se pueden obtener a través de Internet en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos.
En el caso de que se solicite la modificación de la inscripción de un fichero, deberá notificar, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 26.3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable, y en la dirección de su ubicación, o cualquier otra modificación que se pudiera haber producido desde la declaración inicial del fichero objeto de inscripción en el Registro General de Protección de Datos.
Deberá cumplimentar del modelo de notificación, la hoja de solicitud, el apartado de modificación indicando el código de inscripción asignado por la Agencia, señalando aquellos apartados que se modifican respecto a la notificación anterior y los apartados que se pretendan modificar.
Los apartados señalados que se pretendan modificar deben cumplimentarse por completo, indicando todos los datos y no sólo los modificados respecto a notificaciones previas, ya que esta notificación sustituye a la anterior inscripción en el Registro General de Protección de Datos.
¿Debo obligatoriamente inscribir los ficheros manuales o en papel (listados, fichas, etc...)?
El soporte papel (como son los listados o las fichas) entra dentro de la definición de soportes físicos en general.
Igualmente, los ficheros en soporte papel entran dentro del ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, aunque su aplicación queda demorada hasta el 24 de diciembre de 2007 para ficheros preexistentes.
No obstante, si Vd. quiere registrar los ficheros en soporte papel, lo puede hacer siempre que quede perfectamente reflejado en el formulario que se trata de esa clase de ficheros (por ej.: en el apartado 6. SISTEMA DE TRATAMIENTO O INFORMACION, en descripción general del sistema de información tendrán que poner la descripción y hacer constar que el fichero está en papel; marcar el apartado OTROS y que NO existen conexiones remotas).
